Quid de la cartographie des achats ?
Intérêt
Établir une cartographie des achats permet d’avoir une vision consolidée des dépenses achats par segments, fournisseurs ou prescripteurs. Cette démarche opérationnelle constitue un outil essentiel pour améliorer la performance de ses achats. Elle constitue également un préalable à l’élaboration des politiques et plans d’actions achats.
C’est un outil de pilotage économique précieux et stratégique.
Mode opératoire pour réaliser une cartographie achats
Collecter les données adéquates
Afin de tisser une bonne cartographie, il est essentiel de récolter les données qui la constitueront. Voici un exemple de données pertinentes :
• Service émetteur des commandes
• Nom et SIRET du fournisseur
• Référence de la commande
• Montant de la commande en € HT
• Date de la commande
• Commande : articles et quantités correspondantes
• Référence des factures correspondant à la commande
• Montant HT de chaque facture
L’une des parties stratégiques de ce travail minutieux de collecte réside dans l’identification et la sollicitation des interlocuteurs à même d’en être les fournisseurs. Il faudra également prêter attention au caractère confidentiel de certaines des données dont s’agit.
Choisir son support
Il s’agit de choisir l’outil informatique qui constituera le support de cette cartographie et de le paramétrer.
Segmenter les achats par famille, puis par fournisseur
Les données collectées doivent permettre de segmenter les achats.
Voici un exemple de segmentation classique :
• fournitures de bureau et bureautiques
• matériel et logiciels informatique
• matières premières
• mobilier de bureau
• énergie
• assurances
• véhicules
• carburant
• vêtements image de marque,
• outillage
• équipement de sécurité du personnel
• formation
• restauration
• voyages
• hôtellerie
• gestion des déchets
Il s’agira ensuite de regrouper les achats par fournisseur afin d’identifier les fournisseurs principaux et les catégories d’achats qui leurs sont confiées.
Représenter visuellement les résultats
Une représentation des achats par famille et par segment sous forme de camemberts ou de barres permet de mettre en exergue le comportement en matière d’achat d’une organisation.
Point de vigilance : mise à jour
Il est indispensable de mettre à jour régulièrement une cartographie sinon elle est rapidement vidée de tout intérêt.
Sa mise à jour permet, en sus, de mesurer l’impact des nouvelles actions mises en place en matière de politique d’achat.
