Quelles sont les modalités d’archivage des pièces des marchés publics obligatoirement dématérialisées ?

Selon le référentiel publié sous l’égide du délégué interministériel aux archives de France en 2021, les durées de conservation sont en règle générale de 5 ans pour les documents liés au processus de passation du marché et de 10 ans pour ceux liés à celui d’exécution.

Ces délais visent à permettre aux collectivités de faire face à d’éventuels contentieux, ou, s’agissant des marchés de travaux, à l’engagement de la responsabilité du constructeur dans le cadre de la garantie décennale.

La valeur probante des écrits au format numérique, qu’il s’agisse de documents numériques natifs (créés directement sur support électronique) ou de copies numériques de documents dont les originaux sont au format papier, est reconnue par la loi à la condition que soient respectées certaines conditions techniques à même de garantir leur authenticité et leur intégrité.

Une collectivité peut envisager plusieurs modes d’archivage qui lui permettent de répondre à ces conditions :

• conservation dans un système d’archivage électronique répondant aux exigences de la norme Z 42-013 qu’elle met directement en œuvre ou élaboré par une autre collectivité avec laquelle elle mutualiserait l’archivage,
• externalisation auprès d’un tiers-archiveur agréé,
• d’autres solutions peuvent être envisagées :
• la conservation sur le profil d’acheteur lorsque celui-ci le permet
• la mise en place d’un espace de stockage sécurisé avec notamment accès restreints et recours à un système d’empreintes

Mais la valeur probante des documents sera moins susceptible d’être reconnue par le juge.